Veri güvenliğine ölçülü ve dikkatli yaklaşım.

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu, Kırcan Danışmanlık Eğitim Değerleme Ticaret Ltd. Şti.'dir.

Adres: Kızılırmak Mah. Dumlupınar Blv. Next Level No: 3A, İç Kapı No: 11, Çankaya / Ankara.

İletişim: Telefon ve e-posta kanalları üzerinden iletişim kurulabilir. Kişisel verilerle ilgili başvurular için [email protected] adresi kullanılabilir.

2. İşlenebilecek kişisel veriler ve kaynakları

Bu internet sitesinde üyelik, çevrimiçi başvuru formu, müşteri portalı veya dosya yükleme alanı bulunmamaktadır. Ziyaretçinin kendi iradesiyle telefon veya e-posta üzerinden iletişim kurması halinde kimlik ve iletişim bilgileri ile mesaj içeriğinde kendisinin paylaştığı bilgiler işlenebilir.

İnternet sitesinin sunulması ve güvenliğinin sağlanması sırasında IP adresi, erişim zamanı, talep edilen sayfa, tarayıcı/cihaz bilgisi ve hata-güvenlik kayıtları gibi teknik veriler barındırma ve altyapı hizmetleri kapsamında oluşabilir. Bu kayıtların kesin kapsamı, saklama süresi ve erişim yetkileri hizmet sağlayıcı ayarları ve sözleşmeleri incelenerek netleştirilecektir.

3. İşleme amaçları

• İletişim taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanması;
• İnternet sitesinin çalışmasının sürdürülmesi, bilgi güvenliğinin ve hizmet sürekliliğinin sağlanması;
• Olası teknik sorunların, kötüye kullanımın ve güvenlik olaylarının incelenmesi;
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerektiğinde hukuki süreçlerin yürütülmesi.

4. Hukuki sebepler

Kişisel veriler, somut işleme faaliyetine göre Kanun'un 5'inci maddesinde düzenlenen hukuki sebeplerden uygulanabilir olana dayanılarak işlenir. Örneğin, talep edilen iletişimin yürütülmesi için gerekli veriler bakımından sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olma veya veri sorumlusunun meşru menfaati; kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi gereken durumlarda hukuki yükümlülük hukuki sebebi gündeme gelebilir. Her veri kategorisi ve amaç için hukuki sebep, nihai veri envanteriyle eşleştirilmelidir.

5. Aktarım ve hizmet sağlayıcılar

İnternet sitesinin Cloudflare altyapısında barındırılması planlanmaktadır. Şirketin müşteri ve iş ortaklarıyla kurumsal e-posta yazışmaları Google Workspace üzerinden yürütülmektedir. Bu kapsamda e-posta adresleri, gönderen/alıcı bilgileri, yazışma tarihleri ve mesaj içerikleri Google Workspace hesabında bulunabilir. Google Workspace hizmetinin hangi verileri hangi ülkelerde, hangi roller ve sözleşmesel koşullar altında işlediği; şirket hesabı ayarları, veri işleme koşulları ve ilgili sözleşmeler incelenerek kesinleştirilmelidir. Cloudflare hizmeti devreye alındığında teknik erişim kayıtları ve benzeri veriler bakımından da aynı inceleme yapılmalıdır. Yurt dışına veri aktarımı söz konusuysa Kanun'un 9'uncu maddesindeki şartlar ve uygun güvenceler sağlanmadan aktarım yapılmamalıdır.

6. Çerezler ve benzeri teknolojiler

Mevcut site tasarımında Google Analytics, reklam pikseli veya ziyaretçi davranışlarını izleyen bir analiz aracı planlanmamıştır. İlk yayın için tercihimiz, zorunlu olmayan analitik ve reklam çerezlerini kullanmamaktır. Bununla birlikte Cloudflare ve diğer altyapı bileşenlerinin canlı ortamda çerez veya benzeri teknolojiler oluşturup oluşturmadığı, yayın öncesinde tarayıcı üzerinden teknik olarak kontrol edilecektir.

İleride zorunlu olmayan analitik, işlevsel veya reklam çerezleri kullanılmasına karar verilirse, çerez türleri, amaçları, süreleri ve sağlayıcıları ayrıca açıklanacak; gerekli olduğu durumlarda çerezler kullanıcı tercihinden önce çalıştırılmayacak ve tercih yönetimi sağlanacaktır.

7. Saklama süresi

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zorunlu saklama süreleri ile zamanaşımı süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Saklama süresinin sona ermesi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren hukuki sebebin ortadan kalkması halinde, veriler ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• Ticari nitelikteki yazışmalar: Bir ticari işe ilişkin yazışmalar, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 82'nci maddesi kapsamında ticari mektup niteliği taşıyorsa, kural olarak ilgili takvim yılının bitiminden itibaren 10 yıl saklanır. Bu süre, her türlü e-posta yazışmasının otomatik olarak 10 yıl saklanacağı anlamına gelmez; yazışmanın ticari işle ve kanuni saklama yükümlülüğüyle bağlantısı esas alınır.
• Muhasebe ve vergi belgeleri: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 253 ve devamı maddeleri kapsamında saklanması gereken defter ve belgeler, ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca; genel olarak ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl muhafaza edilir. Başka bir mevzuatta daha uzun süre öngörülmesi halinde ilgili uzun süre uygulanır.
• Genel iletişim ve bilgi talepleri: Ticari defter veya belge niteliğinde olmayan ve bir uyuşmazlık ya da hukuki yükümlülükle bağlantısı bulunmayan olağan iletişim kayıtları, iletişim amacının tamamlanmasından sonra gerekli makul süre boyunca saklanır; şirket içi uygulama hedefi olarak son iletişim tarihinden itibaren 2 yılın sonunda silinmesi veya anonim hale getirilmesi esas alınır. Bir uyuşmazlık, talep veya hukuki yükümlülük bulunması halinde ilgili kayıt, süreç sonuçlanıncaya ve uygulanabilir zamanaşımı süresi doluncaya kadar muhafaza edilebilir.
• İnternet sitesi teknik ve güvenlik kayıtları: Güvenlik olaylarının tespiti, incelenmesi ve olası uyuşmazlıkların yönetimi için gerekli teknik kayıtlar, kural olarak oluşma tarihinden itibaren 12 ayı aşmayacak şekilde saklanması hedeflenir. Bir güvenlik olayı veya hukuki uyuşmazlık halinde ilgili kayıtlar, olayın gerektirdiği süre boyunca daha uzun tutulabilir. Altyapı sağlayıcısının kendi sistemlerinde tuttuğu kayıtların süreleri ayrıca sağlayıcı ayarları ve sözleşmeleriyle belirlenir.
• Silme, yok etme ve anonim hale getirme kayıtları: Kişisel verilerin imhasına ilişkin işlemler kayıt altına alınır. İlgili Yönetmelik uyarınca bu işlem kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az 3 yıl muhafaza edilir.

Kişisel verilerin imhası, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'teki usul ve sürelere uygun yürütülür. Periyodik imha politikası hazırlamakla yükümlü veri sorumluları için periyodik imha aralığı 6 ayı geçemez; bu politikayı hazırlamakla yükümlü olmayan veri sorumluları ise imha yükümlülüğünün doğmasından itibaren en geç 3 ay içinde gerekli imha işlemini gerçekleştirir. İlgili kişinin silme veya yok etme talebi, şartları oluşmuşsa en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

8. İlgili kişinin hakları ve başvuru yöntemi

İlgili kişiler, Kanun'un 11'inci maddesinde belirtilen haklarını kullanmak için veri sorumlusuna başvurabilir. Kişisel veri başvuruları [email protected] adresine iletilebilir. Başvuruların, ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun şekilde değerlendirilmesi için başvuru sahibinin kimliğinin doğrulanması ve talebin niteliğine göre gerekli bilgilerin sunulması istenebilir.

9. Mahkeme dosyaları ve bilirkişi raporları

KIRCAN tarafından hizmet kapsamında incelenmek üzere temin edilen dosya, rapor veya benzeri çalışma belgelerinin kişisel verilerden arındırılmış olması esastır. Şirketin bildirdiği mevcut uygulama uyarınca bu belgeler kişisel verilerden arındırılmış şekilde alınmakta ve şirket bünyesinde kalıcı olarak saklanmamaktadır. Belgelerin iletimi ve incelenmesi sırasında bu ilkeye uyulması, belge içinde kişisel veri veya özel nitelikli kişisel veri bulunmadığının gönderim öncesinde kontrol edilmesi gerekir.

Bu açıklama, iletişim kanalları üzerinden gönderilen e-posta ve mesajların içeriğinde kişisel veri bulunması ihtimalini ortadan kaldırmaz. İletişim yazışmaları ile internet sitesinin güvenliği için oluşabilecek teknik erişim kayıtları, ilgili amaç ve hukuki sebep çerçevesinde ayrıca değerlendirilebilir. Bu internet sitesi üzerinden belge yükleme alanı veya müşteri portalı bulunmamaktadır.